Trong doanh nghiệp luôn có rất nhiều văn bản như Quy trình (Procedure), Quy định (Policy), Hướng dẫn (Guide Lines), Hướng dẫn công việc (Work Instruction), Tài liệu hỗ trợ (Supporting Documents) …. Việc công bố chính xác các văn bản, tài liệu hiện hành đến nhân viên, đảm bảo nhân viên đã đọc và hiểu và chứa sẳn liên kết với các văn bản liên quan một nhu cầu cực kỳ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Tự động chuyển đổi tài liệu dạng Word thành dạng web chỉ trong vài giây,  VT bDocs – Cẩm nang văn bản, quy trình, thủ tục Online cung cấp một phương thức tự động xây dựng các web site công bố văn bản cực kỳ đơn giản và hiệu quả.

Phân hệ VT bDocs giúp dễ dàng và nhanh chóng xây dựng các thư viện và site văn bản, tài liệu dạng web cho nhiều kịch bản như:

• Quy định tuân thủ: quy trình, quy định và các hướng dẫn khác.
• Chính sách và quy định IT
• Chính sách, biểu mẫu, quy định về nhân sự
• Cơ sở tri thức (Knowledge Bases)
• Hỏi đáp thường gặp (FAQs)
• Văn bản pháp luật.

Kết hợp sẳn với phân hệ VT DPA – Công cụ soạn thảo và kiểm duyệt tài liệu, VT bDocs cung cấp một giải pháp toàn diện giúp cho doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình tạo, rà soát, phê duyệt, tự động chuyển đổi thành dạng web, công bố văn bản, tài liệu.

Phân hệ VT bDocs – Cẩm nang văn bản, quy trình, thủ tục Online giúp các doanh nghiệp:

• Tạo điều kiện thuận lợi để chuyển đổi phương thức làm việc với văn bản giấy sang văn bản kỹ thuật số.
• Cải thiện năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh.
  • Kiểm soát tập trung tất cả văn bản (dạng giấy và kỹ thuật số), thay cho tình trạng không thể kiểm soát việc chia sẻ văn bản qua cách hình thức như ổ đĩa mạng, email, giấy.
  • Cung cấp truy cập đồng thời cho toàn bộ người dùng trong doanh nghiệp, từ tất cả đơn vị, chi nhánh.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình soạn thảo, kiểm duyệt và phân phối văn bản.
  • Cải thiện việc quản lý cập nhật và kiểm soát phiên bản của văn bản, tự động theo dõi và chuyển trạng thái văn bản khi đến ngày hết hiệu lực, đảm bảo truyền tải chính xác các văn bản có hiệu lực cho nhân viên làm việc.
  • Đơn giản hóa công việc quản lý văn bản liên quan (văn bản căn cứ, văn bản thay thế/ bị thay thế, sửa đổi bổ sung/ bị sửa đổi bổ sung ….)
  • Giảm thiểu đáng kể thời gian nhân viên phải tìm kiếm văn bản.
  • Giảm thiểu thời gian đáp ứng khách hàng do truy cập được thông tin chính xác, nhanh chóng. 
• Giảm chí phí tạo, gửi và lưu trữ văn bản giấy tại tất cả đơn vị, chi nhánh.

Văn bản công bố trên web site được chuyển đối tự động thành dạng web có các đặc trưng:

• Chứa các lưu đồ được tự động chuyển đổi. Mỗi bước trong lưu đồ có thể chứa link để tham khảo và duyệt đến một mục bất kỳ nằm trong một văn bản khác.
• Tự động hiển thị tooltip khi rê chuột vào các từ viết tắt trên văn bản.
• Trong văn bản có thể chứa các link duyệt đến một mục bất kỳ nằm trong một văn bản khác.
• Với từng văn bản, cho phép xem: 
  • Thuộc tính.
  • Lịch sử phiên bản
  • Tài liệu đính kèm (biểu mẫu, phụ lục đính kèm).
  • Văn bản liên quan.

Quy trình làm việc của VT bDocs như sau.