Phần mềm VT Budget – Quản lý Kế hoạch ngân sách & Chi phí đem lại các lợi ích sau:
- Đối với Tổ chức, Doanh nghiệp:
- Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc lập, phê duyệt kế hoạch ngân sách.
- Kiểm soát chi phí sử dụng thực tế của từng hạng mục cho từng bộ phận và toàn doanh nghiệp giúp chấm dứt việc chi trùng lắp và không cần thiết.
- Giúp minh bạch quá trình chi tiêu, mua sắm.
- Cung cấp các báo cáo kèm theo KPI, giúp nhận diện và kiểm soát từng hạng mục chi phí tránh chi vượt định mức.
- Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý đã sử dụng cho việc lập phiếu đề xuất, phê duyệt và quản lý thông tin ngân sách cũng như thông tin thực hiện ngân sách cho từng hạng mục chi phí.
- Cung cấp khả năng Business Intellingence (BI) để hỗ trợ lãnh đạo phân tích, khai thác dữ liệu thành các thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định cũng như dự toán ngân sách cho các kỳ sau.
- Đối với nhân viên:
- Tạo mới Phiếu đề xuất và gửi phê duyệt online.
- Xem được thông tin về ngân sách còn lại, chí phí đã sử dụng cho từng loại chi phí theo từng bộ phận.
- Theo dõi được tình trạng giải quyết Phiếu đề xuất.
- Nhận được email thông báo tình trạng giải quyết.
- Đối với người dùng, lãnh đạo có trách nhiệm phê duyệt Phiếu đề xuất:
- Nhận được email nhắc việc khi phiếu được chuyển đến để xét duyệt.
- Xem được thông tin về Ngân sách | Đã sử dụng | Còn lại của từng loại chi phí ngay trong Phiếu đề xuất để dễ dàng xét duyệt.
- Đối với Bộ phận quản lý ngân sách:
- Dễ dàng quản lý ngân sách cho từng đơn vị và toàn doanh nghiệp.
- Có đầy đủ thông tin và dashboard phân tích.
Phân hệ cung cấp đầy đủ chức năng để quản lý toàn bộ chu trình quản lý kế hoạch ngân sách và chi phí:
- Lập và xét duyệt kế hoạch của từng đơn vị, phòng, ban.
- Cập nhật số liệu thực hiện chi phí thông qua các Phiếu đề xuất và cập nhật số liệu tổng hợp định kỳ.
- Theo dõi, xem báo cáo, phân tích với Dashboard kèm theo KPI.
Lập Kế hoạch Ngân sách chi phí
Phân hệ cung cấp khả năng:
- Thiết lập các loại chi phí cho từng cơ quan, đơn vị.
- Quản lý Kế hoạch ngân sách chi phí:
- Lập Kế hoạch cho từng cơ quan, đơn vị.
- Trình phê duyệt theo quy trình xét duyệt ngân sách chi phí cho từng đơn vị.
Quy trình xét duyệt được thiết lập động cho từng đơn vị, phòng ban.
Cập nhật số liệu thực hiện
Chi phí nhập vào hệ thống sẽ có 2 dạng:
- Cập nhật thông qua Phiếu đề xuất.
- Đối với các khoản mục không sử dụng phiếu đề xuất sẽ do nhân viên chịu trách nhiệm tổng hợp và nhập vào cho từng cơ quan, đơn vị.
Phiếu đề xuất
Phân hệ Phiếu đề xuất cung cấp các khả năng:
- Tạo và gửi phiếu đề xuất, rồi gửi đi phê duyệt. Cung cấp khả năng hiển thị ngân sách, chí phí đã sử dụng cho từng khoản mục chi phí ứng với từng phòng ban, đơn vị.
- Tùy theo loại chi phí Phiếu đề xuất sẽ được chuyển theo luồng phê duyệt đã được thiết lập với công cụ Quản lý quy trình.
Cập nhật các khoản chi phí khác
Hằng tháng người chịu trách nhiệm sẽ nhập chi phí cho từng cơ quan, đơn vị.
Theo dõi, xem báo cáo, phân tích chi phí với Dashboard
Phân hệ cung cấp nhiều báo cáo, thống kê kế hoạch so với chi thực tế. Cung cấp các dashboard và báo cáo hiển thị tức thì chi phí sử dụng so sách với ngân sách kèm theo KPI, giúp nhận diện ngay các hạng mục cần quan tâm và điều chỉnh.
- Màu Xanh: Tỷ lệ % thực hiện /% kế hoạch < 60%
- Màu Vàng: Tỷ lệ % thực hiện /% kế hoạch > 60% và < 100%
- Màu Đỏ: Tỷ lệ % thực hiện /% kế hoạch > 100%
Báo cáo chi phí thực tế hằng tháng so với kế hoạch. Cho phép xem lại các năm trước để phân tích.
Dashboard thực hiện kế hoạch của từng đơn vị
- Cho phép phân tích so với các năm trước
- Cho phép tự chuyển dạng biểu đồ để phân tích bao gồm: Grid, Bar, Stacked Bar, Line, Line with Markers, Pie
- Cho phép phân tích với số liệu các năm trước
- Cho phép phân rã xuống (Drill Down To) từng đơn vị, từng loại chi phí, thời gian
