KAIKO Contract - Quản lý hợp đồng

Phân hệ KAIKO Contract – Quản lý hợp đồng cung cấp các thuận lợi sau:

–  Đối với cơ quan
  • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý hợp đồng.
  • Quản lý toàn bộ vòng đời của Hợp đồng (lifetime contract) từ khi tạo, xét duyệt, thực hiện, tái ký, kiểm toán cho tới khi kết thúc và thanh lý hợp đồng.
  • Chuẩn hóa quá trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng để đẩy nhanh tiến trình tạo hợp đồng.
  • Đảm bảo kiểm soát nhiều hơn và tuân thủ tốt hơn trong suốt vòng đời hợp đồng.
  • Khắc phục các lỗi thường phát sinh như xét duyệt không đầy đủ, chu kỳ thực hiện hợp đồng dài.
  • Thiết lập và Quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên. Đây là chức năng cực kỳ quan trọng làm nền tảng thiết lập luồng phê duyệt hợp đồng.
  • Thiết lập luồng phê duyệt cho từng loại hợp đồng, hỗ trợ thiết lập người xử lý động, xét duyệt theo cơ cấu tổ chức.
–  Đối với nhân viên quản lý hợp đồng
  • Tự động tạo nhiệm vụ và nhắc việc cho từng cột mốc quan trọng của từng hợp đồng như: ngày tái ký, ngày gia hạn, ngày kết thúc hợp đồng, ngày hết hiệu lực.
  • Theo dõi và thực hiện công việc với màn hình dạng lịch và to-do list.
  • Tìm nhanh các hợp đồng cần thiết.
–  Đối với người dùng, lãnh đạo có trách nhiệm tạo và xét duyệt hợp đồng
  • Tạo hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp.
  • Nhận được email nhắc việc khi có nhiệm vụ phải thực hiện.
Một hợp đồng bao gồm các thành phần sau.

 

–  Phân hệ hỗ trợ các tính năng sau:

  • Cấp quyền truy cập cho từng hợp đồng
  • Tạo văn bản hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa
  • Cho phép nhiều người phối hợp soạn thảo với các tính năng hỗ trợ cộng tác
    • Kiểm soát cùng sửa trên một tài liệu: Check in/ Check out
    • Quản lý phiên bản/ Versioning – Chức năng tự động lưu trữ và đánh số phiên bản của một tài liệu sau mỗi lần hiệu chỉnh.
    • Soạn ngay văn bản Word trên giao diện web
  • Chuyển hợp đồng phê duyệt theo quy trình

–  Mỗi hợp đồng có thể giao cho một hoặc nhiều người chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện.

  • Khi tới Ngày nhắc tái ký hợp đồng hệ thống sẽ tự động tạo việc trong Nhiệm vụ xử lý và gửi mail nhắc việc cho Người chịu trách nhiệm
  • Khi tới Ngày nhắc kết thúc hợp đồng hệ thống sẽ tự động tạo việc trong Nhiệm vụ xử lý và gửi mail nhắc việc cho Người chịu trách nhiệm
  • Khi tới ngày Ngày hết hiệu lực, hợp đồng tự động chuyển sang tình trạng hết hiệu lực