KAIKO ioDocs - Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ

Điểm nổi bật của sản phẩm

  • Căn cứ pháp lý xây dựng phần mềm quản lý văn bản: tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù riêng của cơ quan.
    • Thông tư số 07/2012/TT-BNV về Hướng dẫn quản lý Văn bản, lập Hồ sơ và nộp lưu Hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
    • Công văn số 139/VTLTNN-TTTH về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.
  • Đáp ứng toàn bộ các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH ban hành kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT và công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT của Bộ Thông tin Truyền thông.
  • Tại từng bước xử lý, căn cứ vào thông tin phân xử lý, hệ thống tự phân quyền tương ứng (Xem, Xử lý) trên từng văn bản và hồ sơ. Nhờ thế, đảm bảo chỉ có các cá nhân liên quan được phép thấy và truy cập tới văn bản cùng hồ sơ, tài liệu liên quan trong khi giải quyết văn bản.
  • Hỗ trợ tin học hóa toàn bộ các bước trong quy trình tiếp nhận, giải quyết văn bản đến, soạn thảo, kiểm duyệt và ban hành văn bản đi. Tuy nhiên, phân hệ cũng cho phép chỉ áp dụng 1 số bước trong qui trình phối hợp với việc xử lý văn bản giấy để phù hợp với hiện trạng của từng cơ quan và cho phép từng bước để tiến tới sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử.

 

  • Liên kết, ghi nhận và quản lý toàn bộ thông tin, dữ liệu phát sinh trong suốt quá trình giải quyết.

 

 

  • Cho phép phân công nhiều Phòng Ban, đơn vị, cá nhân xử lý đồng thời. Người xử lý có thể phân việc tiếp, hỗ trợ phân việc tiếp nhiều cấp.
  • Hỗ trợ theo hõi hồi báo (theo dõi việc thực hiện triển khai văn bản đi, theo dõi các nhiệm vụ hành chính, các quyết định, chỉ thị của cơ quan cấp trên giao cho các cơ quan cấp dưới, văn bản chỉ đạo của thường trực UBND)
  • Hỗ trợ gửi nhận văn bản với các Cơ quan bên ngoài hệ thống:
    • Các cơ quan bên ngoài có thể gửi, nhận theo định dạng email thông thường.
    • Các cơ quan bên ngoài có thể gửi nhận bằng giao thức SMTP với tiêu chuẩn edXML theo công văn số  512/BTTTT-UDCNTT v/v hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan Nhà nước do Bộ TTTT ban hành.
  • Hỗ trợ chữ ký điện tử.
  • Hỗ trợ phân công, trình, giao việc theo chức danh, nhóm.
  • Cho phép khai báo Sổ, ứng với mỗi sổ có thể chỉ định đánh số tự động hoặc văn thư tự đánh số. Hỗ trợ chèn số khi đăng ký.
  • Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

Hệ phần mềm gồm các phân hệ, cùng phối hợp, liên thông với nhau để thành hệ thống quản lý văn bản theo mô hình cơ quan:

  • Phân hệ Quản lý văn bản tại UBND tỉnh
  • Phân hệ Quản lý văn bản tại VP UBND tỉnh.
  • Phân hệ Quản lý văn bản tại cơ quan cấp sở.
  • Phân hệ Quản lý văn bản tại UBND cấp huyện.

Mỗi cơ quan sẽ có một phân hệ riêng để gửi và tiếp nhận văn bản điện tử.
Tại một cơ quan có thể triển khai theo mô hình phân cấp thành các cấp đơn vị hành chính, bao gồm:

  • Đơn vị hành chính chung của cơ quan 
  • Đơn vị hành chính phụ thuộc (đơn vị không có con dấu riêng):  Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ.
  • Đơn vị hành chính độc lập (đơn vị có con dấu riêng):  Đơn vị sự nghiệp trực thuộc.

Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống phần mềm sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.