Dễ sử dụng và mở rộng

­ Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.

­Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như IPad, Windows 8.

­ Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.

Tiếp nhận Phiếu yêu cầu/ khiếu nại

Hỗ trợ nhiều hình thức tiếp nhận: tại quầy, qua thư, qua fax, qua điện thoại, qua email và qua web site.

Vào sổ, phân loại sơ bộ và chuyển xử lý

Người tiếp nhận vào sổ, cấp số. Tùy theo lĩnh vực, loại Đơn thư hệ thống sẽ tự chuyển xử lý theo quy trình đã thiết lập sẳn.

Xử lý đơn thư

Hỗ trợ nhiều hình thức giải quyết: Lập phiếu chuyển, Tự giải quyết, Lập hồ sơ xử lý, Dự thảo kết quả giải quyết, phân công tiếp cho cá nhân/ nhóm.

Dự thảo kết quả giải quyết

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng như:

• Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.
• Hỗ trợ gắn kèm nhiều tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.
• Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Quy trình kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý

Theo dõi thông tin, tiến độ xử lý

Ghi nhận chi tiết toàn bộ thông tin quá trình xử lý. Cấp thẩm quyền có thể theo dõi, giám sát quá trình xử lý, theo dõi các Nhiệm vụ trễ hạn, tồn đọng để có chỉ đạo kịp thời.

Báo cáo, thống kê

Cung cấp các báo cáo, thống kê chi tiết. Báo cáo tổng hợp, phân tích về từng quy trình, thời gian trung bình xử lý tại từng bước nhằm có thể cải tiến quy trình làm việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

Thông báo email – Email Notifications

Gửi email Thông báo nhắc khi có việc được phân công. Hằng ngày sẽ gửi mail cảnh báo các việc tới hạn và quá hạn.

Mỗi email nhắc việc tại mỗi bước có Chủ đề (Subject) và nội dung khác nhau.

Thiết lập cam kết thời hạn xử lý

Thiết lập hạn xử lý tại mỗi bước của từng quy trình xử lý để đảm bảo đáp ứng đúng cam kết với công dân, doanh nghiệp.

Kiểm soát truy cập – Access Control

Bảo mật, chỉ cho phép người liên quan truy cập. Sau mỗi bước xử lý, hệ thống sẽ cấp quyền truy cập tương ứng cho người xử lý kế tiếp.

Hỗ trợ phân công theo vai trò, chức danh. Khi vận hành, ghi nhận thông tin xử lý theo tài khoản cá nhân xử lý.

Quản lý quy trình làm việc – Workflow Management

Cung cấp khả năng điều chỉnh, thiết lập quy trình xử lý, đáp ứng tính đa dạng trong việc cải tiến quy trình.

Quản lý công việc – Task Management

Giúp dễ dàng quản lý việc đang giao và cần xử lý. Cung cấp Danh sách việc cần xử lý – To do List, tập hợp các nhiệm vụ từ các quy trình xử lý khác nhau vào một nơi duy nhất, giúp người dùng dễ dàng nhận và xử lý công việc.

Biểu thị tình trạng nhiệm vụ – Tasks Status Indicators

Hiển thị trực quan màu mô tả tình trạng của nhiệm vụ được giao, giúp chú ý ngay các việc cần xử lý và các việc đang vi phạm thời gian cam kết xử lý.