Thừa kế và phát huy sức mạnh Document Management của SharePoint, phân hệ Quản lý tài liệu cung cấp đầy đủ công cụ và năng lực để quản lý toàn bộ tài liệu & hồ sơ trong tổ chức, đáp ứng cho nhu cầu hoạt động của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Quản lý Thư viện số và Kho dữ liệu số cung cấp khả năng quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng cho tới lúc lưu trữ và đào thải, bắt buộc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý nội dung theo quy định của pháp luật và tổ chức.

Phân hệ cung cấp các thuận lợi sau:

• Đối với tổ chức sẽ giảm rất nhiều chi phí quản lý thông tin, cải thiện hiệu suất làm việc và hướng tới văn phòng không giấy như:
  • Thiết lập một hệ thống duy nhất để quản lý tài liệu và hồ sơ xuyên suốt cả tổ chức, hình thành các thư viện dữ liệu chứa tài liệu điện tử và cả tài liệu giấy (đã được scan và lập chỉ mục).  
  • Đáp ứng các các tiêu chuẩn về kiểm soát tài liệu và hồ sơ – một trong các yêu cầu cơ bản của tất cả các hệ thống quản lý ISO (Chất Lượng, Môi trường, An ninh thông tin…).
  • Tuân thủ đúng quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật.
  • Giảm bớt không gian lưu trữ giấy tờ.
  • Tiết kiệm giấy và chi phí liên quan như in, gửi nhận.
  • Cải thiện phương thức lưu trữ và chia sẻ tài liệu – thay cho việc lưu trữ trên máy tính cá nhân, ổ đĩa chia sẻ (shared drives) và chia sẻ bằng email.
  • Cung cấp truy cập đồng thời cho nhiều nhân viên tại nhiều đơn vị, chi nhánh.
  • Đảm bảo mức độ bảo mật cho tài liệu và hồ sơ tuân thủ đúng qui định của tổ chức.
  • Hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin.
  • Áp dụng công nghệ bảo mật cao cấp IRM để bảo vệ các tài liệu & hồ sơ quan trọng.
  • Tăng mức độ an toàn cho tài liệu & hồ sơ lưu trữ, đảm bảo có thể thể phục hồi khi có thảm họa xảy ra.
• Đối với nhân viên.
  • Được cung cấp đầy đủ tài liệu thông tin, qui định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
  • Truy cập sử dụng từ mọi nơi, từ nhiều loại thiết bị.
  • Xem, sửa tài liệu office và pdf online.
  • Trao đổi ý kiến, thảo luận trên từng tài liệu.
  • Giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu.
  • Mỗi nhân viên sẽ có một My Documents riêng để sử dụng và chia sẻ tài liệu.
  • Sử dụng OneDrive for Business để tự động đồng bộ với thư viện dữ liệu và truy cập offline.
• Đối với nhân viên tạo, quản lý và kiểm soát tài liệu.
  • Dễ dàng xây dựng các thư viện dữ liệu theo nhu cầu của tổ chức.
  • Sử dụng các siêu dữ liệu (meta data) có sẳn cho từng loại nội dung để đưa vào khai thác, sử dụng, cho phép dễ dàng thiết lập thêm siêu dữ liệu.
  • Cấp phát quyền truy cập đơn giản, trực quan nhưng hiệu quả, hỗ trợ nguyên tắc kế thừa quyền truy cập của cấp cha để đơn giản hóa việc quản lý truy cập.
  • Sử dụng các công cụ quen thuộc để phối hợp soạn thảo, kiểm duyệt. Hệ thống sẽ tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.
  • Dễ dàng thiết lập, điều chỉnh luồng phê duyệt cho từng loại tài liệu với công cụ quản lý qui trình làm việc.
  • Giúp người dùng phục hồi dữ liệu lỡ bị xóa với công cụ Recycle Bin quen thuộc.
  • Có được đầy đủ báo cáo, thống truy cập cập sử dụng tài liệu & hồ sơ của tất cả nhân viên.

Phân hệ Quản lý Thư viện số và Kho dữ liệu số cung cấp các đặc trưng sau.

	Tận dụng hoàn toàn SharePoint Được xây dựng đúng theo chuẩn SharePoint, sử dụng cơ sở hạ tầng SharePoint có sẳn. Không cần bổ sung phần cứng, không cần cài đặt Silverlight và cài đặt phần mềm tại máy trạm. Vận hành trên Microsoft SharePoint Foundation 2013, Microsoft SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint Online.
	Dễ sử dụng và mở rộng Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi. Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firefox, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến. Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design. Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.
	Tích hợp quản lý cơ cấu tổ chức và thông tin nhân viên Thiết lập và quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên với giao diện đồ họa, trực quan. Hỗ trợ phân công theo cơ cấu tổ chức khi thiết lập quy trình phê duyệt tài liệu.
	Tiếp nhận nội dung thông tin từ nhiều nguồn Hỗ trợ tiếp nhận và đưa thông tin vào hệ thống với nhiều dạng thức  như scan tài liệu giấy, email, fax, web site và ứng dụng khác thông qua web service.
	Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (Document Lifecycle) Cung cấp khả năng quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng cho tới lúc lưu trữ và đào thải, bắt buộc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý nội dung theo quy định của pháp luật và tổ chức.
	Đây đủ các chức năng quản lý tài liệu và nội dung Cung cấp đầy đủ tất cả thành phần và chức năng cần phải có của một hệ thống quản lý tài liệu & nội dung – Enterprise Content Management (ECM) và các chức năng social như Thích, Từ khóa, Trao đổi ý kiến (Likes, Tags, Comments)
	Khả năng tùy biến và linh động cao Thiết lập siêu dữ liệu (metadata) cho từng loại nội dung theo nhu cầu. Thiết lập và tổ chức thư viện tài liệu theo nhu cầu. Thiết lập mức độ bảo mật, truy cập khác nhau cho từng thư viện. Hỗ trợ song ngữ Anh – Việt.
	Tích hợp với ứng dụng khác của Microsoft Tích hợp bộ Microsoft Office để soạn thảo, kiểm duyệt nội dung. Tích hợp với OneDrive for Business để đồng bộ và sử dụng offline. Tích hợp với Lync để cung cấp online present, IM.