Phân hệ VT bDocs có thể sử dụng để nhanh chóng xây dựng các thư viện và site văn bản, tài liệu dạng web cho nhiều kịch bản như:
- Chính sách, biểu mẫu , quy định về nhân sự
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Công báo điện tử
Tích hợp với công cụ soạn thảo và kiểm duyệt với quy trình động, phân hệ Văn bản quy phạm pháp luật, Công báo điện tử cung cấp một giải pháp toàn diện cho các cơ quan, tổ chức tin học hóa toàn bộ quy trình tạo, kiểm duyệt, tự động chuyển đổi, công bố và rà soát định kỳ các web site văn bản, tài liệu.
Phân hệ Văn bản quy phạm pháp luật, Công báo điện tử cung cấp các thuận lợi sau:
- Đối với tổ chức, cơ quan:
- Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý văn bản nội bộ xuyên suốt cả tổ chức.
- Tạo điều kiện thuận lợi để chuyển đổi phương thức làm việc với văn bản giấy sang văn bản điện tử.
- Cải thiện năng suất làm việc và hiệu quả làm việc:
- Kiểm soát tập trung tất cả văn bản (dạng giấy và điện tử), thay cho tình trạng không thể kiểm soát việc chia sẻ văn bản qua cách hình thức như ổ đĩa mạng dùng chung, email, giấy.
- Cung cấp truy cập đồng thời cho toàn bộ người dùng trong cơ quan, từ tất cả đơn vị.
- Chuẩn hóa và kiểm soát toàn bộ quá trình soạn thảo, kiểm duyệt và phân phối văn bản nội bộ.
- Đảm bảo truyền tải chính xác các thông tin, cập nhật thay đổi cho nhân viên làm việc.
- Giảm thiểu đáng kể thời gian nhân viên phải tìm kiếm văn bản.
- Giảm thiểu thời gian đáp ứng cho công dân, doanh nghiệp do nhanh chóng truy cập được thông tin chính xác.
- Giảm chí phí tạo, gửi và lưu trữ văn bản giấy tại tất cả đơn vị.
- Đối với nhân viên:
- Có được đầy đủ thông tin, quy định, chính sách cụ thể, kịp thời, chính xác.
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin, có đủ thông tin để chỉ đạo, triển khai, giải quyết công việc dễ dàng, nhanh chóng.
- Đối với nhân viên quản trị quy trình:
- Thêm mới, điều chỉnh quy trình phê duyệt dễ dàng mà không cần đến kiến thức CNTT chuyên sâu.
- Cấp phát quyền truy cập quy trình cho người dùng.
- Thiết lập thời lượng tại mỗi bước trong quy trình làm việc để ấn định thời hạn tối đa cam kết xử lý, tuân thủ các quy định về ISO hoặc quản lý chất lượng khác.
- Đối với nhân viên quản lý văn bản nội bộ:
- Giảm thiểu đáng kể thời gian nhờ đơn giản hóa công việc quản lý văn bản liên quan (văn bản căn cứ, văn bản thay thế/ bị thay thế, sửa đổi bổ sung/ bị sửa đổi bổ sung ….)
- Cải thiện việc quản lý cập nhật và kiểm soát phiên bản của văn bản, tự động theo dõi và chuyển trạng thái văn bản khi đến ngày hết hiệu lực, đảm bảo truyền tải chính xác các quy định, cập nhật thay đổi cho nhân viên làm việc.
- Dễ dàng rà soát, sửa đổi văn bản theo nhu cầu.
Văn bản công bố trên web site được chuyển đổi tự động thành dạng web có các đặc trưng:
- Tự động hiển thị tooltip khi rê chuột vào các từ viết tắt trên văn bản.
- Trong văn bản có thể chứa các link duyệt đến một mục bất kỳ nằm trong một văn bản khác.
- Với từng văn bản, cho phép xem:
- Thuộc tính.
- Lịch sử phiên bản
- Tài liệu đính kèm (biểu mẫu, phụ lục đính kèm).
- Văn bản liên quan.
Quy trình làm việc của phần mềm như sau.
